人事制度

テレワーク(在宅勤務)に関する就業規則の規定例(ひな型)とポイントを解説

昨今、コロナ禍を契機として、テレワークによる働き方が広がっています。

テレワークは、従業員にとって自宅や出先で業務ができるなど利便性が高いものである一方、会社にとっては、労働時間の管理や費用負担の問題など、労務管理が煩雑になることがあります。

この記事では、会社がテレワークの制度を導入する際に必要となる就業規則の規定について、厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」を参考にしながら、就業規則の規定例(ひな型)と、規定の内容を検討する際のポイントを解説します。

なお、テレワーク(在宅勤務)中の怪我について、労災保険が適用されるかどうかについては、以下の記事で解説していますので、併せてご覧ください。

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テレワークの種類

一般的に、テレワークの種類としては次の3つがあります。

在宅勤務

従業員の自宅で業務を行う勤務形態です。

現在、テレワークの中でも特に在宅勤務が一般的であることから、この記事では、主に在宅勤務に関する規定について取り扱います。

サテライトオフィス勤務

従業員が所属する職場以外に設けられた会社のオフィス(サテライトオフィス)を利用して業務を行う勤務形態です。

これにより通勤時間を短縮しつつ、作業環境の整った場所で業務を行うことができます。

モバイル勤務

従業員がパソコンなどの情報通信機器を利用して、出張先など社外で柔軟かつ効率的に業務を行うことができる勤務形態です。

テレワークと就業規則

テレワークについては、次の内容を就業規則に定めることが一般的といえます。

この記事で、順に解説します。

【就業規則に定める一般的な内容】

  1. テレワークの定義
  2. テレワークの対象者・手続
  3. テレワーク時の労働時間の管理
  4. テレワーク時の服務規律
  5. テレワーク時の通信費・電気代などの負担

一般的には規定の分量が多くなった時点で、就業規則から独立させて別冊にします。テレワークに関する規定について、既存の就業規則に盛り込むのか、それとも独立した別の規程(「テレワーク勤務規程」「在宅勤務規程」など)を作成するのかについては、特に決まりはありません。

会社の判断により、従業員にとって分かりやすいようにすればよいでしょう。

テレワーク勤務の定義に関する就業規則の規定例

まずは、会社が導入するテレワークの制度について、定義を明確にする必要があります。

在宅勤務の定義

(在宅勤務の定義)

第〇条 「在宅勤務」とは、従業員の自宅、または自宅に準じる場所であって、会社が指定した場所(★1)において、会社の貸与する情報通信機器(★2)を用いて業務に従事することをいう。

サテライトオフィス勤務の定義

(サテライトオフィス勤務の定義)

第〇条 「サテライトオフィス勤務」とは、従業員が通常勤務する事業場以外の場所であって、会社が指定する施設において、業務に従事することをいう。

モバイル勤務の定義

(モバイル勤務の定義)

第〇条 「モバイル勤務」とは、在宅勤務およびサテライトオフィス勤務以外であって、出張先などの社外において、会社の貸与する情報通信機器を用いて業務に従事することをいう。

(★1)

「自宅に準じる場所」とは、例えば、従業員が実家で親の介護を行っている場合などに、その実家で在宅勤務することを認めるケースをいいます。

ただし、自宅以外の場所における在宅勤務を当然に認めると、会社が従業員の所在を把握できない事態が生じるなど労務管理に支障を生じさせる可能性があります。

そこで、防止策として、自宅以外の場所を認めるとしても、加えて「会社の指定」や「会社の許可」などの条件を付すといった制限が必要になると考えます。

(★2)

「会社の貸与する情報通信機器」について、会社は必ずしも在宅勤務に必要となるすべての機器を手配する必要はありません。

ただし、従業員の所有する情報通信機器を業務に利用する場合には、通信費の負担の問題や、情報セキュリティの問題について、規定しておくことが必要になります。

テレワーク勤務の対象者・手続に関する就業規則の規定例

就業規則では、テレワークの制度を利用する対象者、および制度を利用する際の手続について定めておく必要があります。

(在宅勤務の対象者と利用手続)

第〇条 在宅勤務の対象者は、正社員(★1)であって、次の各号の条件をすべて満たした者(★2)とする。

一、在宅勤務を希望する者

二、自宅の就業環境、セキュリティ環境などが適正と認められるもの

2 在宅勤務を希望する者は、所定の申請書に必要事項を記入のうえ、在宅勤務希望日の1週間までに所属長の許可(★3)を得なければならない。

3 会社は、業務上その他の事由により、前項の許可を取り消すことがある。

(★1)

会社にパート・アルバイト・嘱託社員など、正社員以外の雇用形態の従業員がいる場合には、テレワークに関する規定がどの雇用形態の従業員に適用されるのか、明確に定めておく必要があります。

また、テレワークの対象となる部署を限定する場合には、「〇〇部に属する正社員であって」などのように記載することが考えられます。

加えて、コロナ禍のような特殊な事態に備えた規定として、念のため「感染症や災害発生時など、非常事態においては、会社は全従業員にテレワークを命じることがある」などの規定を設けておくことが考えられます。

(★2)

在宅勤務をするかどうかについては、原則として本人の意思を尊重すべきであること、また、自宅の就業環境について最低限の水準を満たしている必要がある点について定めます。

また、入社後間もない新入社員などについては、自律して仕事を進める力量がない場合があります。

そこで、条件として、例えば「勤続1年以上の者であって、かつ自宅で業務を円滑に遂行することができると会社が認める者」などの規定を設けることで、対象者を限定することも考えられます。

さらに、例えば「育児・介護・従業員自身の傷病などのやむを得ない事情により、出勤が困難であると会社が認める者」などのように、対象者を絞ってもよいでしょう。

(★3)

在宅勤務をする場合の手続について、できるだけ具体的に定めておく必要があります。

例えば、申請期限をいつまでにするか、申請方法(書面・電子メール・WEBシステムなど)、誰に申請するかなどについて定めます。

また、申請は届出だけで足りるのか、規定例のように上長の許可まで必要とするのかについても定めておくべきと考えます。

さらに、テレワークを利用できる回数について、月に4日までにする、週に2日までにするなど、制限を設けることも考えられます。

テレワーク時の労働時間の管理に関する就業規則の規定例

(業務の開始および終了の報告)

第〇条 在宅勤務者は、業務の開始および終了について、次のいずれかの方法によって会社に報告しなければならない。

一、電話

二、電子メールの送信

三、勤怠管理システムへの入力

テレワーク時の労務管理としては、次の3つの観点から把握することが必要です。

  • 始業および終業時刻の管理
  • 労働時間中の在席管理
  • 業務遂行状況の管理

テレワーク時の始業および終業時刻の管理方法としては、業務の開始および終了時に、直属の上司などに電話やメールで報告させる方法、クラウド型の勤怠管理システムなどに打刻(入力)させる方法があります。

また、会社に出社する頻度が少なくなる分、業務の遂行状況や結果の報告をこまめに行うことが求められます。

(業務報告)

第〇条 在宅勤務をする従業員は、定期的または必要に応じて、電話または電子メールなどにより、所属長に対して所要の業務報告をしなければならない。

テレワーク勤務の服務規律に関する就業規則の規定例

服務規律については、一般的な就業規則で定められている内容に加えて、テレワーク特有の規定を設ける必要があります。

(テレワーク勤務時の服務規律)

第〇条 テレワーク勤務をする従業員は、就業規則第〇条の定めに加えて、次の事項を遵守しなければならない。

一、テレワーク勤務中は業務に専念し、正当な理由なく作業場所を離れないこと。

二、社外に持ち出した会社の情報および在宅勤務において作成した成果物について、第三者(従業員の同居の親族を含む。)(★1)が閲覧、コピーなどをしないよう最大限の注意を払うこと。

三、前号に定める情報および成果物は、紛失、毀損、漏洩しないように丁寧に取り扱い、セキュリティガイドライン(★2)に定める方法で保管・管理しなければならないこと。

四、在宅勤務中は、自宅または会社が指定した場所以外の場所で業務を行ってはならないこと。

五、モバイル勤務者は、会社が指定する場所以外で、パソコンを作動させたり、重要資料を閲覧しないこと。

六、モバイル勤務者は、公衆の無線LANなど、漏洩リスクの高いネットワークへの接続は行わないこと。

七、テレワーク勤務の実施に当たっては、会社情報の取り扱いに関し、セキュリティガイドラインおよび関連規程を遵守すること。

(★1)

情報漏洩してはならない「第三者」には、従業員の同居の親族(配偶者や子どもなど)も含むことを念のため定めておき、親族であっても情報が不用意に目に触れることのないよう注意喚起をします。

(★2)

情報の取り扱いのルールについては、一般的に多岐にわたるため、別に「セキュリティガイドライン」などのルールを定めておき、情報の取り扱いに関する事項を網羅的にまとめておくとよいでしょう。

ガイドラインでは、例えば、端末を社外に持ち出す際の手続、電子メールの送受信に関する制限、顧客との打ち合わせで発生するデータの取り扱いなどについて定めておきます。

テレワーク勤務に関する情報セキュリティの対策や体制構築については、総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」(平成25年3月)を参照してください。

テレワーク時の通信費・電気代などの負担に関する就業規則の規定例

テレワークにおいては、通信費や電気代などの費用負担について、就業規則に取り扱いを定めておく必要があります。

テレワークにおいて一般的に問題となる費用負担は、次のとおりです。

  • 通勤手当
  • 通信回線使用料
  • 電話料金
  • 文具・備品代
  • 通信費(郵送代など)
  • 情報通信機器(パソコン・タブレット・イヤホンなど)
  • 水道光熱費

必ずしも会社が費用の全額を負担しなければならないということはありません。

ただし、法律により、通信費などについて従業員に負担させるものがある場合には、就業規則に記載しておくことが求められることから、就業規則に明記しておき、従業員に周知する必要があります。

労働基準法第89条

(作成及び届出の義務)

常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

(中略)

五 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項

通勤手当

従業員が終日在宅勤務をした場合には、会社に通勤することがないため、会社が毎月定額で通勤手当を支給しているような場合には、通勤手当を過剰に支払うことがあります。

そこで、通勤の頻度によっては、通勤手当の金額や支給の方法を見直す余地があり、そのような場合には、例えば次のような規定を設けておく必要があります。

(在宅勤務を行った場合の通勤手当の取り扱い)

第〇条 在宅勤務(在宅勤務を終日行った場合に限る。)を月に10日以上行った場合の通勤手当については、毎月定額の通勤手当は支給せず、会社に実際に通勤した日の往復運賃の実費を給与支給日に支給するものとする。

なお、テレワークをしていることをもって、基本給や手当を減額することは、不利益変更禁止の観点から望ましくありません。

ただし、テレワークによって、労働時間が短くなったなど、客観的にみて正当な理由がある場合には、基本給の減額が認められる余地があります。

費用負担に関する規定例

(テレワーク時の費用の負担)

第〇条 会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。

2 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。

3 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。

4 その他の費用については在宅勤務者の負担とする。

上記の他にも、従業員の自宅に通信回線が設置されていない場合もあり得ますので、あらかじめ通信回線の工事費用の負担者を取り決めておくことも考えられます。

また、文房具の購入費や郵送費を、従業員が一時的に立て替えるケースも生じます。

その際の精算方法といった運用面についてもあらかじめ取り決めておく必要があります。

実務上、もっとも簡便なのは、従業員が負担する費用について、あらかじめ定額で支給する方法です。

以下は、「在宅勤務手当」として、一定額を支給する場合の規定例です。

(在宅勤務手当)

第〇条 在宅勤務者が負担する自宅の水道光熱費および通信費用(ただし、資料送付に要する郵便代は除く。)のうち業務負担分として毎月10,000円を給与の支給日に支給する。

給与計算上の留意点として、上記の手当は割増賃金の算定基礎に含めなければならない点に気を付けてください。
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