働き方改革の波を受け、2019年４月１日に労働基準法が改正され、時間外労働の上限時間が定められたことに伴い、36協定の書式も改訂されました。
時間外労働（残業）は、どんなときでも無制限にすることができるものではなく、36協定を締結することが大前提になるのはもちろん、その中で協定された限度時間（原則として１ヵ月45時間以内）の範囲内でのみ認められるものです。
さらに、特別条項を適用して限度時間を延長する場合には、特別条項の付いた36協定を締結する必要があり、その際に特別条項を適用する際に行う手続（正確には、「限度時間を超えて労働させる場合における手続」）を定めておく必要があります。
しかし、この手続をどのような内容にするのかについては、法律上定めがなく、会社の判断に委ねられていますが、どう決めたらいいのか迷ってしまうことも少なくありません。
そこで今回は、特別条項を適用する場合に労使間でどのような手続きを経るのか、その具体例を解説するとともに、36協定における記入例を併せてご紹介します。
なお、時間外労働や36協定に関する基本的な知識については、以下の記事をご覧ください。
- 特別条項を適用する場合に、「限度時間を超えて労働させる場合における手続」として、労使間でどのような手続きを経るのか、その具体例を知ることができます
- 上記の手続について、36協定を作成する際に参考になる記入例を知ることができます
Contents
「限度時間を超えて労働させる場合における手続」とは？その具体的内容
36協定の該当箇所
今回解説するのは、以下の36協定（特別条項）の赤枠部分です。
記入するべき内容（手続）
「限度時間を超えて労働させる場合」とは、言い換えると、「特別条項を適用する場合」のことであり、ここでは、特別条項を適用する際に会社がとるべき手続の内容を具体的に記入する必要があります。
特別条項は、その名のとおり、「特別に」認められるものです。
従業員の心身に配慮するためには、できる限り適用しないことが望ましいものであり、また、適用するとしても、何らの手続を経ることなく、当たり前のように適用されてはならない性質のものです。
したがって、会社が特別条項を適用する際には、従業員の意思を尊重し、特別条項の適用を抑制していくことができるような手続を経ることが必要になります。
どのような手続をとるべきかについて、法律上の定めはありませんので、会社ごとに検討する必要があります。
一般的に考えられる手続の内容としては、次の２つの方法が考えられます。
【限度時間を超えて労働させる場合における手続】
- 労使間における「協議」による方法
- 会社から従業員に対する「通告」（会社から一方的に通知する）による方法
以下、順に解説します。
「協議」による手続
「協議」とは、会社から従業員代表者などに対して、事前に特別条項を適用したい旨を申し入れ、協議を経たうえで特別条項を適用する手続をいいます。
なお、誤解され易いのですが、会社が申し入れるのは、あくまで従業員代表者（36協定に署名した者、場合によっては労働組合）であり、対象となる従業員本人に対して個別に行うものではありません。
例えば、特別条項を適用して残業をするのは営業部の従業員であった場合でも、総務部に従業員代表者がいる場合には、その代表者が従業員を代表して会社と協議することになります。
「通告」による手続
「通告」とは、会社から従業員代表者に対して、特別条項を適用する旨を通告（通知）して特別条項を適用する手続です。
一見すると「通知するだけでいいのか」と思われるかも知れませんが、法律上はもともと従業員代表者との協議や承認を得ることまでは求められていませんので、通告（通知）するだけで足りると解釈されています。
どちらの手続によるのが良いのか
①または②のうち、いずれの方法を選択しても結構ですが、特別条項を適用するケースというのは、緊急に対応しなければならない切羽詰まった状況にあることが多いといえます。
そのような場合を想定すると、①の「協議」による手続は、一見すると民主的な手続かのように思えますが、会社にとっては、事前に協議を経る時間を要するため、業務が滞ってしまうという実務上のリスクがあることは、考慮しておくべきでしょう。
つまり、特別条項を適用する理由にもよりますが、緊急時などに機動的に対応するためには、②の「通知」による手続の方が実務上対応しやすいといえます。
「限度時間を超えて労働させる場合における手続」の記入例
それでは、これまで解説してきた手続を、36協定（特別条項）にどのように記入するかをご紹介します。
一般的な例として、以下のような記入が考えられます。
【記入例１】従業員代表者に対する、事前の申し入れ
【記入例２】従業員代表者との事前協議
【記入例３】従業員代表者に対する事前の通知
ここでのポイントとしては、この手続は、法律上、必ずしも事前に行わなければならないとはされていない点です。
事前に手続を経ることがもちろん理想ではありますが、差し迫った状況では、事前手続ができないケースもあり得ます。
そこで、次のような記入をすることによって、やむを得ない場合には事後の手続によることもできるようにしておくことが考えられます。
【記入例４】原則として、従業員代表者に対して事前に通知する。ただし、やむを得ない事由により事前に通知することができない場合には、事後、速やかに通知することとする。
協定した手続に違反した場合
36協定で協定した手続は、特別条項を適用する場合に必ず行わなければなりません。
もし、この手続を経ないで特別条項を適用して時間外労働をさせた場合、会社は労働基準法に違反することとなります。
労働基準法では、特別条項で定めた手続に違反した場合の罰則として、「６ヵ月以下の懲役または30万円」が定められています。
さらに、会社は、特別条項を適用した場合には、適法に手続を行ったことの証拠として、その手続を行った時期、特別条項を適用した理由、協議・通知をした従業員の氏名などについて、書面（協議書・通知書など）に記録して保管しておくことが重要です。
このような記録を残しておかないと、会社がきちんと手続を経て特別条項を適用しているのかどうか、証拠として残らないため、労働基準監督署の調査などの際に指導を受ける可能性があります。
また、記録の書式や保管期間も定められていません。
協議書や通知書に記載すべき内容
法律上は、特に協議書や通知書に何を記載しなければならないという定めはありません。
例えば、特別条項の適用に際して協議を行った場合には、以下のような内容を盛り込んだ協議書を作成してはいかがでしょうか。
【特別条項協議書】
①協議を行った日時
（例）〇年〇月〇日に従業員代表者である○○と協議を行った
②特別条項を適用する対象者（対象部署）
（例）〇〇部〇〇
③特別条項を適用する理由
（例）○月○日に発生した、製品の不具合による顧客からのクレーム対応のため
④特別条項により延長する時間の上限
（例）１ヵ月80時間を上限として延長する
⑤何回目の延長であるか
（例）本年度において特別条項の適用は〇回目となる
⑤については、法律上、特別条項の適用は年に６回までしか認められていない点に留意し、何回目の適用になるのかをきちんと記録し、６回を超えないように管理する必要があります。
まとめ
36協定においては、「何時間残業するか」という点にばかり着目しがちですが、特別条項を適用する場合には、どのように従業員の意思を尊重しているか、という点も重要です。
また、以下の記事で解説しましたが、特別条項を適用する場合には、従業員の心身の健康を確保するために措置を講じることも重要です。
要するに、36協定の実務においては、従業員の心身の状況や、その意思を尊重することなく、会社の独断でやみくもに長時間労働をさせることはできないことをしっかりと理解することが重要です。
36協定を届け出るだけで終わりにならないよう、しっかりと腰を据えて労務管理に取り組んでいくべきであると考えます。
