働き方改革法（2018年６月29日成立）により、2019年４月１日の施行日以降は、年に５日間の有給休暇をとることが義務になります。
この５日間を、どのようにクリアしていくのか、会社は頭を悩ませることになりそうです。
ここでは、「計画的付与」という制度を導入することにより、その名のとおり「計画的」に有給休暇を消化していく方法をご紹介します。
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有給休暇の「計画的付与」とは？
有給休暇の計画的付与とは、簡単に言うと、会社と従業員との取り決めによって、あらかじめ「〇月×日に有給休暇をとります」という計画を立てておき、その計画に従って有給休暇をとっていってもらう制度のことをいいます。
有給休暇は、本来、従業員の好きなタイミングで自由にとってもらうのが大原則です。
でも、それを待っていたのでは、なかなか有給休暇の取得が進まない、という悩みをもっている会社もあります。
そこで、「計画的付与」という制度が法律により認められています。
これにより、あらかじめ有給休暇をとる日について計画を立てておくことによって、一定数の有給休暇をきちんと消化することができるようになり、ワークライフバランスの促進を図ることができます。
働き方改革法（有給休暇の取得義務化）との関係は？
まずは条文を見てみましょう。
前項の規定にかかわらず、第５項又は第６項の規定により第１項から第３項までの規定による有給休暇を与えた場合においては、当該与えた有給休暇の日数（当該日数が５日を超える場合には、５日とする。）分については、時季を定めることにより与えることを要しない。
働き方改革法により、年に５日間の有給休暇をとることが義務になります（第39条第７項が新設）が、条文には、「計画的有給（第39条第５項）によって与えた有給休暇の日数分については、５日間から差し引くことができる」ということが定められています。
従業員には年に５日間の有給休暇を自由にとってもらうのが理想ではありますが、実際には職場に休みにくい雰囲気がある場合や、気が付くと有給休暇を取り忘れていた、などというケースがあり、会社側としては管理が大変な一面もあります。
これに対して、あらかじめ会社と従業員との間で、年に５日間の有給休暇を計画として取り決めておけば、確実に法律が求める日数をクリアできるようになります。
有給休暇の計画的付与の制度それ自体は、以前から存在していましたが、有給休暇の取得義務化に伴い、改めて注目されている制度です。
有給休暇の計画的付与は、会社が働き方改革法にきちんと対応していくために、有効な手段のひとつと言えるのではないでしょうか。
計画的付与の方法は？
有給休暇の計画的付与の方法には大きく分けて３つあり、どの方法によることも会社の自由です。
①会社全体で、全員が一斉に有給休暇をとる
会社の全従業員が、あらかじめ「この日に休もう！」と決めておき、同じ日に一斉に有給休暇をとる方法です。
これにより、例えば、休日が飛び石の場合（休日と休日の間に平日が挟まっているような場合）に、その平日を有給休暇にして、連休にするといったことができます（「ブリッジホリデー」と呼んだりします）。
②チーム・グループごとに、交代して有給休暇をとる
①のように、従業員全員で一斉に有給休暇をとるのではなく、会社の中でも班・チーム・グループ単位ごとに、それぞれ有給休暇をとる日を計画する方法です。
グループごとに、業務の繁閑に合わせて休む日を計画できますので、①よりも柔軟に対応できる方法といえます。
サービス業など、会社の休日（定休日）を増やすことが難しいような業種の会社で活用しやすい方法と考えます。
③従業員ごとに、個別に有給休暇をとる
有給休暇をとる日を、従業員ごとに、個別に計画を立ててもらい、そのとおりに休んでもらう方法です。
誕生日や記念日、旅行の予定など、個人的なイベントに合わせて計画を立てるケースもあります。会社によっては「アニバーサリー休暇」や「多目的休暇」と呼んだりします。
あらかじめ計画を立てて会社と共有しておくことにより、従業員にとっては心理的に有給休暇をとりやすくなりますし、会社としては各従業員について決まった日数の有給休暇をとってもらうことができ、目標とする日数を達成しやすいといえます。
計画的付与の手続きは？
ポイントは、有給休暇の計画的付与の制度は、「会社と従業員（「労使」といいます）との間で合意があって、初めて導入することができる」という点です。
この労使で行う合意を、「労使協定」と呼びます。
計画的付与の制度を導入するためには、労使協定が必要になります。
労使協定は、書面に協定する内容を記載して、そこに労使双方が記名押印する形で締結することが一般的です。
会社内に、従業員の過半数で組織する労働組合があれば、その労働組合と会社との間で労使協定を締結します。
もし労働組合がなければ、選挙などで選ばれた従業員の代表者と会社との間で労使協定を締結します。
労使協定には、一般的に次の内容を記載します。
a.計画的付与の対象者
b.対象となる年次有給休暇の日数
c.計画的付与の具体的な方法
d.対象となる年次有給休暇を持たない者の取り扱い
e.計画的付与日の変更
労使協定には、労働基準監督署への届け出が必要なものと、必要でないものがありますが、計画的付与に関する労使協定は、労働基準監督署へ届け出る必要はありません。
労使協定を締結した後、その労使協定を会社内で保管しておけば結構です。
計画的付与の制度導入の際の注意点は？
注意点①
各従業員の有給休暇の日数のうち、「５日間」については、計画的付与の対象にすることができません。
５日間は、計画的付与の対象とはせず、従業員が自由に取得できる日数として残しておくことが必要です。
急病など予期しない場合に備えて、最低限必要な有給休暇は残しておいてあげなさい、という趣旨です。
例えば、有給休暇の日数が10日間の従業員に対しては、計画的付与の対象となるのは、最大で５日間までとなります。
また、有給休暇の日数が20日間の従業員に対しては、計画的付与の対象となるのは、最大で15日間までとなります。
注意点②
会社全体で有給休暇をとる場合には、入社して間もないなどの理由により、有給休暇がない従業員について、どのように取り扱うかが問題になります。
このような従業員については、一人だけ出勤しなさいとはさすがに言えませんので、法律とは別に、特別に休暇を与えるなどの対応が必要になります。
